Ogólna charakterystyka
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką o mieszanym, kapitałowo – osobowym charakterze. Jednym z przejawów powiązania spółki z jej wspólnikami jest uregulowane w art. 212 KSH prawo indywidualnej kontroli.
Prawo do kontroli jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Wspólnik nie musi z niego korzystać, przez co jednak go nie traci. Prawo do kontroli wynika z ustawy i nie musi być zapisane w umowie spółki. Nie może być również ograniczone albo wyłączone, poza sytuacją, gdy w spółce ustanowiono radę nadzorczą i/lub komisję rewizyjną (zob. art. 213 KSH). Poza tymi wyjątkami zapis w umowie spółki wyłączający albo ograniczający prawo do kontroli będzie uważany za nieważny z mocy prawa.
Prawo do bezpośredniej, indywidualnej kontroli w spółce z o.o. przysługuje każdemu wspólnikowi. Uprawnienie do kontroli nie jest zależne od liczby posiadanych udziałów w kapitale zakładowym spółki, co oznacza, że uprawniony do kontroli jest zarówno wspólnik posiadający 99% udziałów w kapitale zakładowym, jak i wspólnik posiadający jeden udział o najniższej wartości nominalnej (obecnie 50 zł).
Zakres prawa do indywidualnej kontroli jest bardzo szeroki, gdyż na mocy art. 212 § 1 KSH, wspólnikom zagwarantowane zostały trzy grupy uprawnień:
- prawo wglądu w księgi i dokumenty spółki,
- prawo sporządzania bilansów dla swego użytku,
- prawo domagania się wyjaśnień od członków zarządu spółki.
Prawo wglądu w księgi i dokumenty spółki
Prawo wglądu dotyczy wszystkich dokumentów spółki, tj. ksiąg handlowych, umów z kontrahentami, korespondencji i pism handlowych, rachunków, faktur, dokumentacji ZUS, dokumentacji przedkładanej urzędom skarbowym itp. Prawo wglądu w księgi i dokumenty obejmuje zarówno księgi i dokumentację papierową, jak również księgi i dokumenty sporządzone w wersji elektronicznej. Na powyższe prawo składa się także uprawnienie do przeglądania księgi udziałów (art. 188 § 2 KSH), uprawnienie do przeglądania księgi protokołów (art. 248 § 4 KSH) oraz uprawnienie do domagania się odpisów uchwał zarządu.
Prawo sporządzania bilansów
Drugie uprawnienie przysługujące wspólnikowi polega na możliwości sporządzania bilansu dla swego użytku. Przyjmuje się, że ,,sporządzenie bilansu dla swego użytku’’ należy rozumieć szeroko, jako sporządzenie bilansu sensu stricto tj. zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 45-54 ustawy o rachunkowości), a także sporządzanie notatek czy dokonywanie odpisów. Wskazuje się również, że jest to pewnego rodzaju stymulacja bilansu, mająca na celu odzwierciedlenie sytuacji finansowej spółki na określony dzień w roku, wybrany przez wspólnika. Przygotowana przez wspólnika stymulacja bilansu może zostać przez niego wykorzystana na zgromadzeniu wspólników, w celu odzwierciedlenia różnic w stosunku do bilansu przedkładanego przez zarząd. Celem sporządzenia bilansu może być również zaznajomienie się z sytuacją finansową spółki w przypadku, gdy wspólnik zamierza zbyć swoje udziały w spółce.
Prawo domagania się od członków zarządu wyjaśnień
Trzecia grupa uprawnień obejmuje możliwość domagania się od członków zarządu udzielenia wyjaśnień. Chodzi tu o wszystkie wyjaśnienia dotyczące prowadzenia spraw spółki, kondycji finansowej spółki, płynności finansowej spółki, stanu zatrudnienia, odnośnie wszystkich spraw w toku, jak również perspektyw rozwoju, planów gospodarczych, zawartych i planowanych w przyszłości umów, toczących procesach sądowych, powiązaniach kapitałowych, informacji na temat kadry menedżerskiej. Wspólnik może domagać się, aby wyjaśnienia zostały udzielone mu na piśmie lub ustnie. Wspólnik może domagać się jedynie wyjaśnień od zarządu, nie może domagać się wyjaśnień od innych osób, np. pracowników spółki.
Zarząd spółki, może odmówić lub ograniczyć wykonanie powyższego uprawnienia wyłącznie jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Te trzy przesłanki muszą być spełnione łącznie. Odmowa powinna mieć formę uchwały zarządu, ponieważ jest czynnością przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki (art. 208 § 3 KSH), a to chociażby ze względu na szczególne przesłanki odmowy oraz wagę prawa do kontroli – jako prawa zapewnionego wspólnikowi ustawowo. Odmowa powinna zawierać uzasadnienie.
Uprawnienia wspólnika w przypadku odmowy skorzystania z prawa do indywidualnej kontroli
Wspólnikowi, któremu odmówiono prawa kontroli w rozumieniu art. 212 § 2 KSH., powinien w pierwszej kolejności zażądać przedstawienia sprawy na zgromadzeniu wspólników. Uchwała wspólników (w tej sprawie) powinna zostać powzięta w terminie miesiąca od złożenia żądania wspólnika. W przypadku negatywnego rozstrzygnięcia w uchwale zgromadzenia wspólników lub niepodjęcia uchwały w przewidzianym terminie, art. 212 § 4 zd. 1 in fine KSH daje wspólnikowi prawo do złożenia wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do złożenia wyjaśnień, udostępnienia ksiąg i dokumentów spółki. Złożenie wniosku do sądu ograniczone zostało terminem siedmiodniowym, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia o uchwale lub bezskutecznego upływu terminu miesiąca od podjęcia uchwały.
Stan prawny na dzień: 20 sierpnia 2018 r.