aktualnościprawo handlowe„Elektroniczne” Zgromadzenie Wspólników w spółce z o.o.

Z dniem 3 września 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, wprowadzająca możliwość udziału w Zgromadzeniu Wspólników spółki z o.o. również za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Nowy art. 234¹ KSH, umożliwia wspólnikom spółki z o.o. uczestnictwo w Zgromadzeniu Wspólników poprzez:

1. transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad Zgromadzenia Wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce jego obrad.

Co to jest  telezgromadzenie i telekonferencja?

Zgodnie z  art. 234¹ KSH, wspólnicy sp. z o.o. mogą dokonać wyboru pomiędzy telezgromadzeniem, a wideokonferencją.

Telezgromadzenie to transmisja obrad Zgromadzenia Wspólników w czasie rzeczywistym. Polega ona na przeniesieniu obrad obywających się w miejscu wskazanym w umowie spółki poprzez emitowanie zarejestrowanego obrazu i dźwięku do różnych miejsc, w których stacjonują pozostali wspólnicy (miejsce ich pobytu powinno zostać wskazane przez spółkę).

Z kolei wideokonferencja to dwustronna komunikacja w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad Zgromadzenia Wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce jego obrad. Wspólnik może dołączyć do obrad, z dowolnego miejsca. Jedynym warunkiem jest posiadanie przez niego dostępu do środków komunikacji elektronicznej.

Czy w każdym przypadku wspólnicy sp. z o.o. mogą obywać „elektroniczne” Zgromadzenia Wspólników?

Wspólnicy spółka z o.o. o wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w przeprowadzeniu Zgromadzenia Wspólników muszą zdecydować wcześniej, zamieszczając odpowiedni zapis w umowie spółki.

Po pierwsze, muszą w ogóle dopuścić taką możliwość, jednocześnie  wskazując jedną z powyższych formy odbywania zgromadzeń (nic nie stoi na przeszkodzie, aby wskazać wszystkie dostępne formy) z jednoczesnym określeniem miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący Zgromadzenie Wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnie inne organy spółki.

Jednocześnie ustawodawca w art. 234¹ KSH zastrzega, że jeśli umowa spółki dopuszcza udział w Zgromadzeniu Wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Należy jednak pamiętać, że „elektroniczne” Zgromadzenie Wspólników to nadal wyłącznie fakultatywny sposób przeprowadzania Zgromadzenia Wspólników i nie ma obowiązku wprowadzenia tego typu postanowienia do umowy spółki. Nieuregulowanie powyższej kwestii skutkować będzie jednak niemożnością przeprowadzenia Zgromadzenia Wspólników w powyższy sposób.

Protokół elektronicznego Zgromadzenia Wspólników

Protokół z „elektronicznego” Zgromadzenia Wspólników w zasadzie nie odbiega znacząco od dotychczas przyjętej formuły.

Zgodnie z art. 248 § 2 KSH w protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania Zgromadzenia Wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy.

Z uwagi na fakt, że protokół sporządzony w trybie art. 234¹ ust. 3 KSH jest zapisem audio-wideo, by dopełnić formalności wskazanych powyżej, koniecznym jest dokonanie jego transkrypcji, w tym przede wszystkim uchwał elektronicznych – dopiero tak sporządzony zmaterializowany nośnik wraz z zapisem audio – video, dowodami zwołania Zgromadzenia Wspólników przez zarząd oraz listą wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi kompletną i pełnoprawną dokumentację.

Nowością jest brak obowiązku składania podpisów na liście obecności – fakt ten jest bowiem dostatecznie poświadczony protokolarnym zapisem audio – wideo.