Po upływie każdego roku obrotowego, w terminie sześciu miesięcy (czyli do 30 czerwca) powinno zostać zwołane zwyczajne zgromadzenie wspólników. Dokładny porządek obrad takiego zgromadzenia wspólników został określony w art. 231 KSH. Natomiast nadzwyczajne zgromadzenie wspólników zwołuje się w przypadkach określonych w Kodeksie spółek handlowych, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane.
Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd, choć w razie niedotrzymania terminu uprawnienie takie przysługuje także radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej lub innym osobom.
Zgodnie z art. 238 KSH zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Zaproszenia należy wysłać wszystkim wspólnikom, nawet jeżeli niektórzy z nich na podstawie art. 244 KSH są wykluczeni od głosowania w sprawach objętych porządkiem obrad zgromadzenia. Zaproszenia wysyła się wspólnikom, a także zastawnikom lub użytkownikom udziału, jeżeli na podstawie art. 187 § 2 KSH przysługuje im prawo głosu.
Koszty związane ze zwołaniem zgromadzenia, a w szczególności koszty wysłania zaproszeń, ponosi co do zasady spółka. Dlatego też warto już na samym początku rozważyć możliwość wysyłania zaproszeń pocztą elektroniczną. W odróżnieniu od zawiadomień wysyłanych pocztą lub przesyłką kurierską jest to sposób fakultatywny. Nie oznacza to jednak, że metoda ta musi być stosowana łącznie z którąkolwiek tradycyjną.
Zawiadomienie wspólników o zgromadzeniu mogą być wysyłane pocztą elektroniczną, tylko gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
Po pierwsze, wspólnik powinien uprzednio wyrazić na to zgodę.
Po drugie, zgoda musi mieć formę pisemną.
Po trzecie, wspólnik powinien podać adres, na który ma być wysłane zawiadomienie.
Po czwarte, adres ten należy umieścić w dokumencie zawierającym wspomnianą zgodę wspólnika lub w odrębnym dokumencie.
Przesłane e-mailem zaproszenie powinno tak jak w przypadku innych zaproszeń informować o dniu, godzinie i miejscu zgromadzenia wspólników oraz szczegółowym porządku obrad. W przypadku zaś planowanej zmiany umowy spółki, należy też wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Zarząd spółki powinien najpierw zebrać wymagane zgody wspólników, a dopiero potem wysłać zaproszenia na zgromadzenie pocztą elektroniczną. Brak takiej zgody powoduje nieskuteczność zawiadomień, choćby spółce znany był adres poczty elektronicznej udziałowca. Zgoda wspólnika na doręczanie mu zawiadomień pocztą elektroniczną może być bezterminowa albo ograniczona terminem lub warunkiem. Zgoda ta może zostać odwołana.